Spreadsheet กำลังฉุดรั้งการเติบโตของธุรกิจคุณหรือไม่?

ปัญหาที่ซ่อนอยู่และวิธีออกจากกับดักที่ใครๆ ก็เจอ

ลองถามตัวเองเล่นๆ ว่า… ตอนนี้ในบริษัทคุณมีไฟล์ Excel หรือ Google Sheet กี่ไฟล์?

• ไฟล์ยอดขายประจำเดือน

• ไฟล์สต๊อกสินค้า

• ไฟล์พนักงาน

• ไฟล์การเงิน

• ไฟล์โครงการ

บางครั้งเพียงแค่จะปิดงบสิ้นเดือน ก็ต้องเปิดไฟล์นับสิบ แล้วยังต้องถามเพื่อนร่วมงานว่า “อัปเดตล่าสุดอยู่ไฟล์ไหน?”

นี่คือสัญญาณว่าธุรกิจของคุณกำลัง “ติดกับดัก Spreadsheet” โดยไม่รู้ตัว

ทำไมเราถึงพึ่ง Spreadsheet มากเกินไป?

เพราะมัน ง่าย และ เร็ว

• เริ่มต้นธุรกิจใหม่ ใช้ Excel ก็พอ ไม่ต้องเสียเงินซื้อระบบ

• อยากทำรายงานด่วน เปิด Google Sheet ก็แก้ได้ทันที

• พนักงานทุกคนคุ้นเคยอยู่แล้ว
  
  

แต่ความง่ายนี้เองที่ทำให้แต่ละแผนกสร้างไฟล์ของตัวเองขึ้นมาเรื่อยๆ … สุดท้ายข้อมูลสำคัญกระจายอยู่เต็มไปหมด

ตัวอย่างที่เจอบ่อย

• บริษัทค้าปลีกเล็กๆ

ตอนเริ่มมีแค่สาขาเดียว ใช้ Excel เช็กสต๊อกได้สบาย แต่พอเปิดเพิ่ม 5 สาขา ไฟล์ที่เคยมีแผ่นเดียว กลายเป็น 5 ไฟล์ที่ไม่ตรงกันเลย บางทีของขาดจริง แต่ในไฟล์ยังโชว์ว่ามีอยู่

• ทีมขายในบริษัท B2B

ทุกคนมีไฟล์ลูกค้าของตัวเอง คนหนึ่งใช้ฟอร์แมต A อีกคนใช้ฟอร์แมต B พอจะรวมรายงานยอดขายประจำเดือน ต้องนั่ง copy-paste กันจนดึก ผลลัพธ์คือตัวเลขไม่ตรง และใช้เวลามากกว่าที่ควร

• ฝ่ายบุคคล (HR)

เก็บประวัติพนักงานใน Google Sheet แต่พอพนักงานลาออก ไฟล์ถูกแชร์ต่อกันไปมา ไม่มีใครรู้ว่าอันไหนคือเวอร์ชันล่าสุด บางทีข้อมูลเงินเดือนยังคงอยู่ในไฟล์เก่า เสี่ยงต่อความเป็นส่วนตัวรั่วไหล

ปัญหาที่ซ่อนอยู่

1. ข้อมูลผิดพลาดได้ง่าย
   ตัวเลขผิดเพียงหนึ่งช่อง อาจทำให้ตัดสินใจพลาดทั้งบริษัท
   
   

2. เสียเวลามหาศาล
   กว่าจะรวมไฟล์เสร็จ ใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน
   
   

3. ไม่มีแหล่งข้อมูลกลาง (No Single Source of Truth)
   แต่ละทีมเชื่อไฟล์ของตัวเอง → ใครก็คิดว่าข้อมูลตัวเองถูก
   
   

4. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
   ไฟล์ถูกแชร์ไปมาในอีเมล ไลน์ หรือกูเกิลไดรฟ์แบบสาธารณะ
   
   

5. ไม่สามารถขยายต่อได้
   พอธุรกิจโตขึ้น ไฟล์เริ่มหนัก เปิดช้า ใช้งานไม่ไหว
   
   

วิธีออกจากกับดัก Spreadsheet

1. ทำ Spreadsheet Audit
   เริ่มต้นด้วยการเก็บลิสต์ว่า ตอนนี้บริษัทมีไฟล์อะไรบ้าง ใช้เพื่ออะไร ใครเป็นเจ้าของไฟล์
   
   

2. แยกสิ่งที่ควรอยู่ในระบบจริง

• ขาย → CRM

• การเงิน → Accounting Software

• โครงการ → Project Management Tool
  
  

3. สร้างแหล่งข้อมูลเดียว (Single Source of Truth)
   ทุกทีมเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน ไม่ต้องคัดลอกจากหลายไฟล์
   
   

4. ใช้ Dashboard แทนการรวมไฟล์มือ
   เช่น Google Data Studio / Power BI → รายงานแบบ Real-time ไม่ต้องรอรวมไฟล์ทุกสิ้นเดือน
   
   

5. ค่อยๆ ลดการพึ่งพาไฟล์
   เริ่มจากไฟล์ที่ “สำคัญและเสี่ยงที่สุด” เช่น รายงานยอดขายหรือสต๊อก
   
   

สรุป

สเปรดชีตเป็นเพื่อนที่ดีสำหรับการเริ่มต้น แต่ไม่ใช่โครงสร้างพื้นฐานสำหรับการเติบโต

ถ้าคุณพบว่าทั้งบริษัทกำลังหมุนรอบไฟล์ Excel หรือ Google Sheet นั่นแปลว่าธุรกิจกำลังช้าลงโดยไม่รู้ตัว

การก้าวข้ามคือการสร้างระบบที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ มีแหล่งข้อมูลกลางที่ทุกคนใช้ร่วมกัน และลดงานซ้ำซ้อนลงให้มากที่สุด