เทคโนโลยีที่ HR ต้องมี: AI และ Virtual Assistant

ในโลกการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยเปลี่ยนโฉมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) โดยเฉพาะ AI (Artificial Intelligence) และ Virtual Assistant ซึ่งช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีม HR เทคโนโลยีทั้งสองไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้ทีม HR สามารถโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญได้มากขึ้น

AI และ Virtual Assistant ในงาน HR

AI คืออะไรในบริบท HR?

AI ในงาน HR หมายถึงการใช้เทคโนโลยีที่สามารถเรียนรู้ วิเคราะห์ และตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลจำนวนมาก AI ช่วยทำงานที่ต้องการความแม่นยำ เช่น การคัดกรองผู้สมัคร การวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน หรือการคาดการณ์แนวโน้มการลาออกของพนักงาน

Virtual Assistant คืออะไรในบริบท HR?

Virtual Assistant ในงาน HR คือระบบที่ช่วยโต้ตอบกับพนักงานผ่านข้อความหรือเสียง สามารถตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับนโยบายบริษัท การขอเอกสาร หรือการจัดการงานที่ไม่ซับซ้อน เช่น การแจ้งวันลาหรือเช็คสถานะการเบิกสวัสดิการ

AI ในงาน HR: ลดภาระงานที่ซับซ้อน

AI ช่วยสนับสนุนงาน HR ในด้านต่าง ๆ ดังนี้:

1. การคัดกรองผู้สมัคร: AI สามารถอ่านเรซูเม่และจดจำคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน เช่น ทักษะ ประสบการณ์ และการศึกษา

2. การวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน: AI วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เช่น ประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และแนวโน้มการลาออก

3. การคาดการณ์และวางแผน: AI สามารถคาดการณ์ความต้องการพนักงานในอนาคตและช่วยวางแผนการจัดการทรัพยากร

4. การจัดการเอกสาร: AI ลดเวลาการจัดการเอกสาร เช่น การกรอกข้อมูลพนักงานใหม่หรือการจัดทำรายงานต่าง ๆ

Virtual Assistant ในงาน HR: ลดงานซ้ำซ้อน

Virtual Assistant ช่วยลดงานซ้ำซ้อนใน HR ผ่านการทำงานที่รวดเร็วและสะดวก เช่น:

1. ตอบคำถามทั่วไป: Virtual Assistant สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับนโยบายบริษัท เช่น วันหยุดประจำปีหรือสิทธิการลาพักร้อน

2. จัดการงานประจำวัน: เช่น การจองห้องประชุม การแจ้งวันลา หรือการขอเอกสาร

3. แจ้งเตือนและติดตาม: ส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมบริษัท วันหมดอายุเอกสาร หรือการอบรม

4. ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์: เช่น เช็คยอดวันลาที่เหลือหรือสถานะการเบิกสวัสดิการ

กรณีศึกษา: บริษัทขนาดใหญ่ใช้ AI และ Virtual Assistant ในงาน HR

บริษัท: องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานกว่า 5,000 คนในหลากหลายแผนก

ปัญหา:

1. ทีม HR ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการคัดกรองเรซูเม่จำนวนมากจากผู้สมัคร

2. พนักงานมีคำถามเกี่ยวกับสวัสดิการและนโยบายบริษัทซ้ำ ๆ ทำให้ทีม HR ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ

แนวทางแก้ไข:

• การใช้ AI สำหรับคัดกรองผู้สมัคร:

• บริษัทนำ AI เข้ามาคัดกรองเรซูเม่ โดยระบบจะค้นหาคำสำคัญ เช่น ทักษะที่ต้องการ และจัดอันดับผู้สมัครที่เหมาะสม

• AI สามารถคัดกรองเรซูเม่ 1,000 ฉบับได้ภายในไม่กี่นาที ลดเวลาทำงานของทีม HR

• การใช้ Virtual Assistant ในการตอบคำถามพนักงาน:

• ระบบ Virtual Assistant ถูกตั้งโปรแกรมให้ตอบคำถามเกี่ยวกับสวัสดิการ เช่น การเบิกค่ารักษาพยาบาลหรือการสมัครกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

• ระบบสามารถให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงผ่านแอปพลิเคชัน

ผลลัพธ์:

1. ลดเวลาการคัดกรองผู้สมัคร: AI ลดเวลาการคัดกรองเรซูเม่จาก 2 สัปดาห์เหลือเพียง 2 วัน

2. เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน: Virtual Assistant ตอบคำถามได้ทันที ลดเวลารอและทำให้พนักงานสะดวกสบายมากขึ้น

3. เพิ่มประสิทธิภาพทีม HR: ทีม HR มีเวลามากขึ้นในการทำงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การพัฒนาความสามารถของพนักงาน

AI และ Virtual Assistant: ตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับ HR

1. ใช้ AI หาก:

• ธุรกิจต้องการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ เช่น การคัดกรองผู้สมัครหรือการวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน

• งานที่ต้องการความแม่นยำ เช่น การวางแผนทรัพยากรในอนาคต

2. ใช้ Virtual Assistant หาก:

• ธุรกิจต้องการตอบคำถามทั่วไปของพนักงาน เช่น การแจ้งวันลา หรือการเบิกสวัสดิการ

• ธุรกิจต้องการระบบที่พร้อมใช้งานและให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง

3. ใช้ร่วมกันหาก:

• คุณต้องการโซลูชันที่ครอบคลุม เช่น ใช้ AI คัดกรองผู้สมัคร และ Virtual Assistant ตอบคำถามและช่วยจัดการงานประจำวัน

สรุป: 

AI และ Virtual Assistant เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีม HR ลดภาระงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน กรณีศึกษาจากบริษัทขนาดใหญ่แสดงให้เห็นว่า การใช้ AI ในการคัดกรองเรซูเม่ช่วยลดเวลาการทำงาน และ Virtual Assistant ช่วยตอบคำถามพนักงานได้ทันที

ด้วยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ธุรกิจสามารถสร้างระบบ HR ที่ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยสร้างความพึงพอใจและความสะดวกสบายให้กับพนักงานในองค์กร.