ทำไมธุรกิจต้องใช้ซอฟต์แวร์บริหารเอกสาร

การจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นเอกสารบัญชี สัญญาทางกฎหมาย หรือข้อมูลโครงการ หากยังใช้การเก็บเอกสารแบบแมนนวล หรือบันทึกไฟล์กระจัดกระจายไว้ในคอมพิวเตอร์ อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น

• การสูญหายของเอกสาร

• การเข้าถึงข้อมูลล่าช้า

• ความยุ่งยากในการทำงานร่วมกัน

ซอฟต์แวร์บริหารเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บและเข้าถึงไฟล์ได้ง่ายขึ้น ลดข้อผิดพลาด ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้สามารถ:

• จัดเก็บเอกสารทั้งหมดในระบบคลาวด์ ป้องกันการสูญหาย

• ค้นหาเอกสารได้ง่ายด้วยฟังก์ชันค้นหาอัจฉริยะ

• อนุญาตให้หลายคนเข้าถึงและแก้ไขไฟล์เดียวกันได้พร้อมกัน

• เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารกระดาษ

บทความนี้จะแนะนำซอฟต์แวร์บริหารเอกสารที่ใช้งานง่ายและคุ้มค่า พร้อมกรณีศึกษาจากบริษัทก่อสร้างที่ใช้ระบบนี้เพื่อจัดการเอกสารโครงการ

กรณีศึกษา: บริษัทก่อสร้างใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารเพื่อเก็บข้อมูลโครงการ

ปัญหาของบริษัทก่อสร้าง:

บริษัทก่อสร้างขนาดกลางแห่งหนึ่งใช้เอกสารกระดาษและจัดเก็บไฟล์โครงการในคอมพิวเตอร์แยกกัน ส่งผลให้เกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น

• เอกสารสูญหายเมื่อไฟล์ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ

• การค้นหาไฟล์โครงการใช้เวลานาน

• พนักงานในไซต์งานเข้าถึงเอกสารได้ยาก

วิธีแก้ปัญหา:

บริษัทเลือกใช้ Google Workspace ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บริหารเอกสารบนคลาวด์ที่ช่วยให้สามารถ

• จัดเก็บเอกสารทั้งหมดใน Google Drive

• ให้วิศวกรและผู้จัดการโครงการเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ได้จากทุกที่

• ใช้ Google Docs และ Google Sheets ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ผลลัพธ์ที่ได้:

• ลดเวลาค้นหาเอกสารลง 50 เปอร์เซ็นต์

• ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย 80 เปอร์เซ็นต์

• ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารและการพิมพ์ลง 30 เปอร์เซ็นต์

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์บริหารเอกสาร

1. จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ป้องกันการสูญหาย

• เอกสารทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ไม่ต้องกังวลเรื่องไฟล์หาย

• ระบบช่วยสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ตัวอย่าง: บริษัทกฎหมายใช้ Zoho Docs เพื่อจัดเก็บสัญญาและเอกสารลูกค้าอย่างเป็นระเบียบ

2. ค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น ลดเวลาการทำงาน

• ระบบมีฟังก์ชันค้นหาขั้นสูง ทำให้สามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย

• ไม่ต้องเสียเวลาหาเอกสารจากแฟ้มกระดาษหรือไฟล์ที่กระจัดกระจาย

ตัวอย่าง: บริษัทบัญชีใช้ Dropbox Business เพื่อติดตามไฟล์ทางการเงินของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

3. ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ลดข้อผิดพลาด

• สามารถแชร์ไฟล์และแก้ไขเอกสารร่วมกันได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา

• ลดข้อผิดพลาดจากการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า

ตัวอย่าง: ทีมออกแบบใช้ Google Docs เพื่อให้สมาชิกสามารถแสดงความคิดเห็นและแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้

4. เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

• สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ เช่น ให้ผู้จัดการสามารถแก้ไข แต่ให้พนักงานทั่วไปดูอย่างเดียว

• มีระบบสำรองข้อมูล ป้องกันข้อมูลสูญหาย

ตัวอย่าง: บริษัทที่ปรึกษาใช้ Zoho Docs เพื่อรักษาความลับของข้อมูลลูกค้าและตั้งค่าการเข้าถึงเอกสารให้ปลอดภัย

แนะนำซอฟต์แวร์บริหารเอกสารที่ใช้งานง่ายและคุ้มค่า

1. Google Workspace (เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ใช้งานง่าย เชื่อถือได้)

• ราคา: เริ่มต้นที่ 6 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้

• จุดเด่น:

• เก็บไฟล์ใน Google Drive และแชร์ให้ทีมได้ง่าย

• ใช้ Google Docs และ Google Sheets ทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์

• ค้นหาไฟล์ได้ง่ายด้วย AI อัจฉริยะ

เหมาะกับ: บริษัทที่ต้องการระบบจัดเก็บไฟล์แบบครบวงจรและต้องการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

2. Dropbox Business (เหมาะกับองค์กรที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่)

• ราคา: เริ่มต้นที่ 12.50 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้

• จุดเด่น:

• มีพื้นที่เก็บไฟล์ขนาดใหญ่ รองรับไฟล์ภาพและวิดีโอ

• ระบบจัดการเอกสารและการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย

• รองรับการซิงค์ไฟล์อัตโนมัติ

เหมาะกับ: บริษัทที่ต้องการระบบสำรองข้อมูลและพื้นที่จัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่

3. Zoho Docs (เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการระบบจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระบบ)

• ราคา: ฟรีสำหรับแพ็กเกจพื้นฐาน แพ็กเกจพรีเมียมเริ่มต้นที่ 5 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้

• จุดเด่น:

• รองรับการจัดการเอกสารแบบครบวงจร

• สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้

• รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

เหมาะกับ: ธุรกิจที่ต้องการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและต้องการความปลอดภัยสูง

วิธีเลือกซอฟต์แวร์บริหารเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

1. เลือกแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย

• ถ้าทีมงานของคุณคุ้นเคยกับ Google → เลือก Google Workspace

• ถ้าธุรกิจของคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเยอะ → เลือก Dropbox Business

• ถ้าคุณต้องการระบบที่รองรับความปลอดภัยสูง → เลือก Zoho Docs

2. ดูฟีเจอร์ที่จำเป็น

• ถ้าต้องการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ → Google Workspace หรือ Zoho Docs

• ถ้าต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ → Dropbox Business

3. คำนึงถึงงบประมาณ

• Google Workspace และ Zoho Docs มีแพ็กเกจที่คุ้มค่ากับธุรกิจขนาดเล็ก

• Dropbox Business มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแต่เหมาะกับองค์กรที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลมาก

สรุป

ซอฟต์แวร์บริหารเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุนและเพิ่มความสะดวกในการทำงาน ธุรกิจของคุณอาจได้รับประโยชน์จาก Google Workspace, Dropbox Business หรือ Zoho Docs ซึ่งเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าและช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น