heart balloonkissheart balloon mobilekiss mobile
21Jan, 2025
Language blog :
Thai
Share blog : 
21 January, 2025
Thai

การติดตั้ง AI Agent เพื่อจัดการงานเอกสารและข้อมูลในองค์กร

By

2 mins read
การติดตั้ง AI Agent เพื่อจัดการงานเอกสารและข้อมูลในองค์กร

ในยุคดิจิทัล งานเอกสารและข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการทำงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสัญญา รายงานการประชุม หรือข้อมูลลูกค้า การจัดการงานเอกสารที่มีปริมาณมากมักเป็นงานที่ซ้ำซ้อนและใช้เวลานาน การนำ AI Agent เข้ามาช่วยจัดการสามารถลดภาระงาน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมีนัยสำคัญ

AI Agent สามารถจัดการงานเอกสารในหลากหลายรูปแบบ เช่น การสแกนเอกสาร การจัดเก็บในระบบดิจิทัล การค้นหา และการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน ช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงาน

บทบาทของ AI Agent ในการจัดการเอกสารและข้อมูล

1. การสแกนและจัดเก็บเอกสาร

AI Agent สามารถสแกนเอกสารกระดาษและแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล พร้อมจัดเก็บในระบบที่สามารถค้นหาได้ง่าย ช่วยลดปัญหาการสูญหายของเอกสาร
ตัวอย่าง: แผนกบัญชีใช้ AI สแกนใบแจ้งหนี้และบันทึกข้อมูลในระบบอัตโนมัติ

2. การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว

ด้วยความสามารถในการประมวลผลภาษา (Natural Language Processing: NLP) AI Agent ช่วยค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างแม่นยำ แม้จะมีข้อมูลจำนวนมาก
ตัวอย่าง: ผู้จัดการสามารถค้นหาข้อมูลสัญญาของลูกค้าภายในไม่กี่วินาที ด้วยคำค้นเฉพาะในระบบ

3. การวิเคราะห์ข้อมูลในเอกสาร

AI Agent สามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา ข้อกำหนด หรือรายงานการประชุม เพื่อนำข้อมูลที่มีคุณค่ามาใช้ในการตัดสินใจ
ตัวอย่าง: AI ช่วยวิเคราะห์ข้อกำหนดในสัญญาทางกฎหมายเพื่อระบุประเด็นสำคัญหรือเงื่อนไขที่อาจเป็นความเสี่ยง

4. การแจ้งเตือนและจัดการกำหนดเวลา

AI สามารถแจ้งเตือนเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องดำเนินการ เช่น สัญญาที่กำลังจะหมดอายุ หรือรายงานที่ต้องส่งภายในกำหนดเวลา
ตัวอย่าง: AI Agent แจ้งเตือนให้ทีมกฎหมายต่อสัญญาเช่าก่อนหมดอายุ 30 วัน

กรณีศึกษา: บริษัทด้านกฎหมายใช้ AI Agent เพิ่มประสิทธิภาพ

สถานการณ์:
บริษัทกฎหมายขนาดใหญ่มีเอกสารทางกฎหมายจำนวนมากที่ต้องจัดการ เช่น สัญญา ข้อกำหนด และรายงานต่าง ๆ การค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลใช้เวลานานและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

การแก้ปัญหา:
บริษัทติดตั้ง AI Agent เพื่อช่วยสแกนเอกสาร แปลงข้อมูลเป็นไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บในระบบที่สามารถค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ AI ยังช่วยวิเคราะห์ข้อกำหนดในสัญญาและระบุประเด็นสำคัญ เช่น กำหนดเวลาชำระเงินหรือเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม

ผลลัพธ์:

  • ลดเวลาการค้นหาเอกสารลง 50%

  • เพิ่มความแม่นยำในการวิเคราะห์ข้อมูลในเอกสาร

  • ช่วยให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

ข้อดีของการใช้ AI Agent ในการจัดการงานเอกสาร

  1. ลดเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน:
    AI Agent ช่วยลดขั้นตอนการจัดการเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ

  2. เพิ่มความแม่นยำ:
    ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมนุษย์ โดยเฉพาะในเอกสารที่ซับซ้อน

  3. เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น:
    ระบบช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารและข้อมูลได้ในไม่กี่วินาที

  4. ลดค่าใช้จ่าย:
    ลดต้นทุนการจัดการเอกสารและเวลาที่ใช้ในการทำงาน

  5. เสริมความปลอดภัย:
    การจัดเก็บเอกสารในระบบดิจิทัลที่มีการเข้ารหัสช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ

แนวทางการเริ่มต้นใช้ AI Agent ในงานเอกสาร

  1. ประเมินความต้องการ:
    ระบุประเภทของเอกสารที่ต้องการจัดการ เช่น สัญญา รายงาน หรือใบแจ้งหนี้

  2. เลือกแพลตฟอร์ม AI ที่เหมาะสม:
    เลือกระบบ AI ที่รองรับฟีเจอร์การสแกน ค้นหา และวิเคราะห์ข้อมูล

  3. เริ่มต้นจากงานที่ซ้ำซ้อน:
    ทดลองใช้ AI กับงานเอกสารพื้นฐาน เช่น การสแกนและจัดเก็บก่อนขยายไปยังการวิเคราะห์ข้อมูล

  4. อบรมทีมงาน:
    ให้ทีมงานเรียนรู้วิธีการใช้ AI Agent เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน

  5. ติดตามผลและปรับปรุง:
    ประเมินผลการใช้งาน AI และปรับปรุงการตั้งค่าตามความต้องการ

บทสรุป:

AI Agent เป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารและข้อมูลในองค์กร โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น กฎหมาย การบัญชี หรือการบริหารงานทั่วไป กรณีศึกษาของบริษัทกฎหมายแสดงให้เห็นว่า AI สามารถลดเวลาการทำงาน เพิ่มความแม่นยำ และเสริมความปลอดภัยในการจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเริ่มต้นใช้งาน AI Agent ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานสำคัญที่ต้องการการตัดสินใจและความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

 

Written by
Nun Nuntachat Youpanich
Nun Nuntachat Youpanich

Subscribe to follow product news, latest in technology, solutions, and updates

- More than 120,000 people/day visit to read our blogs

Other articles for you

15
February, 2025
Inbound Marketing การตลาดแห่งการดึงดูด
15 February, 2025
Inbound Marketing การตลาดแห่งการดึงดูด
การทำการตลาดในปัจจุบันมีรูปแบบที่เปลี่ยนไปจากเดิมมากเพราะวิธีที่ได้ผลลัพธ์ที่ดีในอดีตไม่ได้แปลว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีในอนาคตด้วยเสมอไปประกอบการแข่งขันที่สูงขึ้นเรื่อยๆทำให้นักการตลาดต้องมีการปรับรูปแบบการทำการตลาดในการสร้างแรงดึงดูดผู้คนและคอยส่งมอบคุณค่าเพื่อให้เข้าถึงและสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ Inbound Marketing คืออะไร Inbound Marketing คือ การทำการตลาดผ่าน Content ต่างๆ เพื่อดึงดูดกลุ่มเป้าหมายเข้ามา และตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะทำผ่านเว็บไซต์ หรือผ่านสื่อ Social Media ต่าง ๆ ซึ่งในปัจจุบันนั้น Inbound Marketing เป็นที่นิยมมากขึ้นเพราะเครื่องมือและเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นมาในปัจจุบันทำให้การทำการตลาดแบบ Inbound Marketing นั้นทำง่ายกว่าเมื่อก่อนมาก นอกจากนี้การทำ Inbound Marketing ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์และความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดีอีกด้วย หลักการของ Inbound Marketing Attract สร้าง

By

3 mins read
Thai
15
February, 2025
Preview email ด้วย Letter Opener
15 February, 2025
Preview email ด้วย Letter Opener
Letter Opener เป็น gem ของ ที่ใช้แสดงรูปแบบของอีเมลที่เราต้องการจะส่ง ก่อนที่จะส่งจริง เพื่อให้ง่ายและไวต่อการทดสอบ Let's Get started... Installation เพิ่ม Gem ใน Gemfile จากนั้นรัน `bundle install` # Gemfile group :development do gem "letter_opener" gem "letter_opener_web", "~> 1.0" end กำหนดการส่งอีเมลโดยใช้ letter_opener (กรณี Production จะใช้เป็น :smtp) # config/environments/development.rb config.action_mailer.delivery_method

By

3 mins read
Thai
15
February, 2025
การเปลี่ยนทิศทางผลิตภัณฑ์หรือแผนธุรกิจ Startup หรือ Pivot or Preserve
15 February, 2025
การเปลี่ยนทิศทางผลิตภัณฑ์หรือแผนธุรกิจ Startup หรือ Pivot or Preserve
อีกหนึ่งบททดสอบสำหรับการทำ Lean Startup ก็คือ Pivot หรือ Preserve ซึ่งหมายถึง การออกแบบหรือทดสอบสมมติฐานของผลิตภัณฑ์หรือแผนธุรกิจใหม่หลังจากที่แผนเดิมไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่คาดคิด จึงต้องเปลี่ยนทิศทางเพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้ให้มากที่สุด ตัวอย่างการทำ Pivot ตอนแรก Groupon เป็น Online Activism Platform คือแพลตฟอร์มที่มีไว้เพื่อสร้างแคมเปญรณรงค์หรือการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในสังคม ซึ่งตอนแรกแทบจะไม่มีคนเข้ามาใช้งานเลย และแล้วผู้ก่อตั้ง Groupon ก็ได้เกิดไอเดียทำบล็อกขึ้นในเว็บไซต์โดยลองโพสต์คูปองโปรโมชั่นพิซซ่า หลังจากนั้น ก็มีคนสนใจมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้เขาคิดใหม่และเปลี่ยนทิศทางหรือ Pivot จากกลุ่มลูกค้าเดิมเป็นกลุ่มลูกค้าจริง Pivot ถูกแบ่งออกเป็น 8 ประเภท Customer Need

By

3 mins read
Thai

Let’s build digital products that are
simply awesome !

We will get back to you within 24 hours!Go to contact us
Please tell us your ideas.
- Senna Labsmake it happy
Contact ball
Contact us bg 2
Contact us bg 4
Contact us bg 1
Ball leftBall rightBall leftBall right
Sennalabs gray logo28/11 Soi Ruamrudee, Lumphini, Pathumwan, Bangkok 10330+66 62 389 4599hello@sennalabs.com© 2022 Senna Labs Co., Ltd.All rights reserved.