Documentation ใน Design

การทำ Document โดยทีม Design ส่วนมากมักจะเป็น Document ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการทำ Research และการทำ Usability Test เพื่อเป็นการสรุปข้อมูลที่เราค้นคว้ามา แล้วนำเสนอออกมาในรูปแบบของเอกสารที่จะเก็บเอาไว้เพื่อเป็นข้อมูลประกอบในการคิดหาวิธีแก้ปัญหาที่ผู้ใช้งานพบเจออยู่ในปัจจุบัน

ในขั้นตอนการทำงานของทีม Design การสร้าง Document ขึ้นมาอาจจะดูเหมือนไม่สำคัญเท่าไรนัก เพราะบริษัทหรือตัวของลูกค้าส่วนใหญ่ คาดหวังที่จะเห็นงานออกแบบสวย ๆ มากกว่าเอกสาร

อย่างไรก็ตาม การมีของเอกสารจะช่วยทำให้การวางแผนงานและการสื่อสารระหว่างทีมทำได้ดีมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงความสำคัญและประเภทของการทำ Document ของทีม Design

ทำไม Document ในการทำงาน Design ถึงสำคัญ ?

Document ของทีม Design จดบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่สำคัญต่อการออกแบบงาน ตัวอย่างเช่น ผลสรุปการทำ Research การวางแผนและจดบันทึกข้อเสนอแนะของผู้ใช้งานที่ได้มาจากการทำ Usability test การสรุปข้อมูลที่ได้มาจากการทำ Competitor Analysis และอื่น ๆ แล้วแต่การทำงานของเราเอง แถมเรายังสามารถใช้ Document ระหว่างการประชุม และใช้ข้อมูลจากเอกสารในการลดการโต้เถียงระหว่างทีมได้

เราจะยกตัวอย่างความสำคัญของการมี Document มา 3 ข้อดังนี้

1. การสร้างแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ : Document ที่เข้าใจง่ายและข้อมูลครบถ้วน จะเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญที่ทุกทีมสามารถเข้าถึงได้ และลดความมึนงงระหว่างการทำงาน อีกทั้ง Document ยังสามารถเป็นตัวช่วยพิสูจน์ไอเดียและข้อเสนอแนะต่าง ๆ ที่แต่ละทีมยังเห็นไม่ตรงกัน และถ้าเราสามารถใส่ข้อมูลเข้าไปใน Document ในทุก ๆ ขั้นตอนของการทำงาน เราจะสามารถเปลี่ยนตัว เพิ่มหรือลดจำนวนของ Designer ได้โดยที่ไม่ต้องกังวลเรื่องการ Transfer งาน

2. ช่วยในการสื่อสารระหว่างทีม : ถ้าเราสามารถลดจำนวนการประชุมลงได้ นั้นก็หมายความว่าเวลาในการทำงานของเราก็จะมากขึ้น และเราก็จะมีเวลาใส่ใจในการออกแบบได้มากขึ้น ซึ่งแน่นอนว่าเราสามารถส่ง Document ไปให้ทีมอื่นอ่าน โดยที่ไม่ต้องนัดประชุมบ่อย ๆ ได้

3. ใช้ต่อยอดงานในอนาคต : อาจจะมีหลายครั้งที่เราบันทึกวิธีการแก้ไขปัญหา หรือข้อเสนอแนะที่เราอยากทำเอาไว้ใน Document แต่เมื่อถึงขั้นตอนการทำงานจริง ข้อเสนอแนะเหล่านั้นไม่ได้นำมาถูกใช้จริง อาจจะเป็นเพราะเวลาหรือเงินทุนที่จำกัด แต่ถ้าในอนาคตที่เราจะได้ทำงานใน Phase ถัดไป เราก็จะมี Document เหล่านี้เป็นตัวช่วยในการทำงานให้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประเภทของ Design Document มีอะไรบ้าง?

Document ของ Design อาจจะมีหลากหลายแล้วแต่วิธีการทำงานของแต่ละทีมหรือบริษัท ซึ่งในบทความนี้เราจะมายกตัวอย่าง Document 4 ประเภทที่เราคิดว่าสำคัญต่อการออกแบบงานเว็บไซต์ทั่วไป

1. Project Background: พื้นฐานหรือแหล่งที่มาของ Project ที่เรากำลังทำงานอยู่ ซึ่งใน Document นี้ควรจะมีข้อมูลหลัก ๆ ก็คือ

   1. 1. Timeline หรือระยะเวลาของงาน เพื่อวางแผนและกำหนดจำนวนคนที่จะมาร่วมทำงาน

      2. Pain point หรือปัญหาที่ผู้ใช้งานกำลังประสบ เพื่อคิดหาทางแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

      3. Objectives หรือเป้าหมายที่เราต้องการจะทำให้สำเร็จจากการทำงานนี้ เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมองภาพเดียวกัน

      4. Competitor Analysis หรือการรวบรวมข้อมูล ข้อดี/ข้อเสียของเว็บไซต์คู่แข่ง เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาตัวงานของเราเอง

2. User Journey: การออกแบบเส้นทางที่ผู้ใช้งานจะต้องเจอในเว็บไซต์ และกำหนด Touch Point ที่จะเกิดขึ้นในเว็บไซต์ Document ตัวนี้จะเป็นเหมือนสารตั้งต้นที่ช่วยให้ผู้ออกแบบเห็นภาพรวมของเว็บไซต์ และสามารถทำให้ Journey การทำงานของผู้ใช้งานสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

3. Usability Testing Document: หลังจากที่เราได้ออกแบบ User Journey เสร็จแล้ว การสัมภาษณ์หรือให้ผู้ใช้งานทำการทดสอบกับสิ่งที่เราออกแบบไปนั้นเป็นสิ่งสำคัญ Document ตัวนี้จะเป็นการตั้งต้นข้อมูลที่จะนำไปใช้ในการสัมภาษณ์หรือทำแบบทดสอบกับผู้ใช้งานจริง ก่อนที่เราจะเริ่มทำการออกแบบเว็บไซต์ ซึ่งใน Document ควรประกอบไปด้วย

   1. 1. User Persona หรือการจำลองลักษณะนิสัยและพฤติกรรมของผู้ใช้งานจริง

      2. Test Objective หรือเป้าหมายที่เราต้องการจากการสัมภาษณ์ผู้ใช้งาน

      3. Test Task หรือการที่เรากำหนดโจทย์ให้กับผู้ใช้งานทำซึ่งจะต้องผ่านการสรุปกันภายในทีมมาแล้วว่าโจทย์ต่าง ๆ ที่เราจะนำไปใช้ จะต้องมีความสำคัญต่อการออกแบบเว็บไซต์อย่างมาก

      4. Test Script หรือการเตรียมคำถามที่จะเอาไว้ใช้ในการสัมภาษณ์

4. Design System: การกำหนดว่าเว็บไซต์ของเราจะใช้รูปแบบการออกแบบในลักษณะใดได้บ้าง ไม่ว่าจะเป็นการกำหนด สี ฟอนต์ รูปร่างของปุ่ม กฎเกณฑ์ในการใช้ไอคอน ฯลฯ เพื่อทำให้หน้าตาของเว็บไซต์เรามีความสม่ำเสมอและดูเป็นเว็บไซต์เดียวกัน ซึ่งตัว Design System จะเป็นงานออกแบบเสียส่วนใหญ่แต่เราก็อาจจะมองมันเป็น Document ชนิดหนึ่งก็ได้เหมือนกัน

เราควรทำ Design Document หรือไม่?

Design Document นั้นมีไว้เพื่อทำให้เราเข้าใจในตัวงาน และเห็นภาพต่าง ๆ ได้ชัดเจนขึ้นผ่านข้อมูลที่ย่อยมาแล้ว แต่ทั้งนี้การที่เราเลือกที่จะทำหรือไม่ทำ Document นั้น ก็ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เรามีและความต้องการของลูกค้าด้วย

Source

https://aelaschool.com/en/strategy/documentation-ux-design-track-information-communicate-effortlessly/