Project manager คือใคร? ทำหน้าที่อะไรบ้าง?

Project manager ถือเป็นอีกหนึ่งบทบาทที่สำคัญในบริษัท และมีความสำคัญมากในการจัดการโปรเจกต์ที่มีความซับซ้อน หรือมีผู้เกี่ยวข้องหลายกลุ่มคน หน้าที่ของ project manager นั้นจะแตกต่างกันตามกลุ่มธุรกิจ แต่ใจความสำคัญของการเป็น project manager นั้นเหมือนกัน คือการสร้างสมดุลระหว่างเวลา งบประมาณ และขอบเขตการทำงาน เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายได้ นอกจากนี้ project manager จะต้องดูภาพรวมทั้งหมดและทำให้โปรเจกต์สำเร็จให้ได้

บทบาทของการเป็น project manager

หากสรุปหน้าที่ของ project manager ไว้ในประโยคเดียว เราคงสามารถสรุปได้ว่า หน้าที่ของ project manager คือการทำให้โปรเจกต์สำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งหมายถึงการทำงานร่วมกับหลายกลุ่มคน ตั้งแต่ระดับ C-level ไปจนถึงพนักงานรายวัน

Project manager จะต้องระบุได้ว่าโปรเจกต์ที่กำลังดำเนินอยู่นั้นจะต้องบรรลุผลอะไรบางอย่าง และมีหน้าที่ทำให้มันเกิดขึ้น เริ่มจากการประเมินเวลา ทรัพยากรที่ต้องใช้ (ไม่ว่าจะเป็นทั้งจำนวนคน และอุปกรณ์) และขั้นตอนที่จะต้องทำ จากนั้น project manager จะสร้างทีมขึ้นมาและต้องคอยสื่อสารให้กับคนในทีมเข้าใจว่า ในแต่ละขั้นตอนการทำงาน อะไรคือผลลัพธ์ที่ควรจะได้ออกมาบ้าง จะเห็นว่า proactive communication เป็นทักษะหนึ่งที่สำคัญสำหรับ project manager เลยทีเดียว

^{Photo : Christina from Unsplash}

หน้าที่ในการหา Project definition จากจุดเริ่มต้น 

การระบุเป้าหมาย วิธีการ(และเหตุผล) ให้กับแต่ละโปรเจกต์มีผลอย่างมากต่อการประสบความสำเร็จของโปรเจกต์นั้น ๆ ก่อนที่จะเริ่มโปรเจกต์ project manager จะมีหน้าที่ในการสื่อสารกับ stakeholders เพื่อสร้างข้อตกลงกันก่อน ไปจนถึง ทรัพยากรที่จะใช้ ความเสี่ยง ข้อได้เปรียบต่าง ๆ และแบบแผนการทำงานเองก็จะต้องมีการระบุไว้ล่วงหน้า

แผนการ งบประมาณ และช่วงเวลาในการดำเนินงานของโปรเจกต์ขึ้นอยู่ทรัพยากรที่มีอยู่และลำดับความสำคัญที่บริษัทหรือลูกค้ากำหนดมาให้ project manager จะทำหน้าที่สร้างสมดุลระหว่างสิ่งเหล่านี้ และคอยดูแลโปรเจกต์ในแต่ละขั้นตอน ตรวจสอบความเรียบร้อย รายงานผลให้กับผู้บริหาร ไปจนถึงการอัพเดทแผนการหากมีการเปลี่ยนเป้าหมาย หรือเกิดความเสี่ยงขึ้นมา

^{Photo : Unsplash}

หน้าที่ในการสร้าง motivation ให้กับทีม 

Project manager ที่ดีจะต้องสร้างแรงกระตุ้นในการทำงานให้กับทีม ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถมีกำลังในการทำให้โปรเจกต์สำเร็จได้ การมี project manager นั้นจะช่วยให้ลดความตึงเครียดจากการทำงานร่วมกันภายในทีม ทำให้ทีมงานได้ทำงานอย่างมีเป้าหมายที่ชัดเจน และมีคนคอยจัดการปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำโปรเจกต์ได้

มีบริษัทจำนวนไม่มากที่สามารถบรรลุเป้าหมายในเรื่องของ profit, efficiency, productivity และ shareholder expectations โดยปราศจาก project manager การมี project manager ที่เชี่ยวชาญจะช่วยส่งเสริมให้ทีมงานกระตือรือร้น รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของในงานที่ทำ ซึ่งมันจะส่งผลให้ทีมเกิด productivity และ บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้นได้