5 ทักษะ(ไม่)ลับที่ PM ควรมีติดตัว

นอกจากทักษะจำเป็นในการจัดการโปรเจกต์ เช่น การวางลำดับงาน การบริหารเวลา และการควบคุมงบประมาณแล้ว ยังมีทักษะ(ไม่)ลับอะไรอีกบ้างที่ PM ควรมีติดตัว ไปดูกันเลย

1. Self-awareness รู้จักตัวเอง 

คือการตระหนักถึงศักยภาพของตัวเองตามความเป็นจริง รู้ตัวว่าสามารถทำอะไรได้มากน้อยแค่ไหน รู้ว่าควรขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นเมื่อไหร่ และที่สำคัญคือกล้าที่จะขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น ซึ่งทักษะนี้เองที่จะเป็นตัวผลักดันให้เราเป็นคนที่เก่งขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ การเป็นคนรู้จักตัวเองยังมีส่วนช่วยให้บรรยากาศในการทำงานร่วมกันดีขึ้นได้ เนื่องจากคนที่รู้จักตัวเองมักมีความกล้าที่จะสื่อสารความรู้สึกนึกคิดให้ผู้อื่นได้รับรู้ ซึ่งเป็นการลดความเข้าใจผิดจากการไม่สื่อสารกันได้ และยังอาจนำไปสู่การแลกเปลี่ยนไอเดียใหม่ ๆ ได้อีกด้วย

Practice : รวบรวมความกล้าที่จะถามทุกครั้งที่ไม่รู้หรือไม่เข้าใจ ท่องไว้เสมอว่าทุกคนย่อมเคยไม่รู้มาก่อน อย่ากลัวที่จะดูโง่เพียงชั่วคราวเพื่อที่จะได้ฉลาดขึ้นตลอดไป

2. Ability to say no รู้จักปฏิเสธ

หลายครั้งที่การเป็นคนกลางอย่าง PM ทำให้เราติดนิสัยที่จะพยายามตามใจผู้อื่น ทั้งในและนอกเวลางาน ซึ่งบางครั้งอาจทำให้เราต้องตกที่นั่งลำบาก(ใจ)ในภายหลัง เราจึงควรฝึกทักษะการปฏิเสธให้เป็น เพื่อรักษาสมดุลไม่ให้เกิดความเครียดโดยไม่จำเป็น

การปฏิเสธไม่ได้หมายความว่าเราไม่ให้ความร่วมมือเสมอไป หลายครั้งการตอบตกลงโดยที่เราไม่พร้อมอาจส่งผลเสียมากกว่าการปฏิเสธแต่แรกเสียอีก

Practice : หากไม่กล้าที่จะปฏิเสธคนใกล้ตัว ลองเริ่มจากการปฏิเสธไม่รับอาหารที่ทางร้านทำมาผิด การไม่รับอาหารที่ทำผิดไว้ไม่ได้แปลว่าเราเป็นคนไม่มีน้ำใจ แต่เป็นการป้องกันไม่ให้เราตกอยู่ในภาวะ passive-aggressive ไปทั้งวันจากการต้องทานอาหารที่ไม่ถูกใจแล้วโทษตัวเองที่ไม่ยอมปฏิเสธไปแต่แรก

3. Conflict Management รู้จักจัดการความขัดแย้ง

ทักษะการรับรู้และจัดการกับความขัดแย้งมีประโยชน์ต่อ PM อย่างมาก เนื่องจากในการทำงานทุกโปรเจกต์ย่อมต้องเกิดความขัดแย้งขึ้น ทั้งภายในทีมและกับลูกค้า ดังนั้น PM จึงควรหัดสังเกตและหาวิธีรับมือกับความขัดแย้งให้ได้

ความขัดแย้งไม่ได้มาในรูปแบบของการทะเลาะกันอย่างเดียว ส่วนมากมักจะมาในรูปแบบ passive-aggressive เสียมากกว่า เช่น การเงียบใส่กัน หรือการประชดประชัน ดังนั้น วิธีการรับมือความขัดแย้งที่ดีที่สุดคือ การพูดคุยปรับความเข้าใจ อย่าลืมว่าเราไม่ได้ต้องการหาคนแพ้คนชนะ แต่สิ่งที่เราต้องการคือการหาทางออกร่วมกัน

Practice : สังเกตการเปลี่ยนแปลงของคนรอบตัว หากคนที่เคยพูดคุยกันสนุกสนานดูเคร่งเครียดหรือเงียบกว่าปกติ ให้กล้าที่จะสอบถาม ส่วนมากจินตนาการของเราน่ากลัวกว่าความเป็นจริงเสมอ

4. Emotional Management รู้จักจัดการอารมณ์

ด้วยลักษณะงานของ PM ความเครียดและแรงกดดันเป็นส่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทั้งจากเวลา งบประมาณ และสถานการณ์แวดล้อม ประกอบกับต้องรักษาความเป็นมืออาชีพโดยไม่สามารถแสดงอารมณ์ใส่ผู้ร่วมงานได้ จึงอาจทำให้ PM เกิดอาการ Emotional fatigue หรือความอ่อนล้าทางอารมณ์ ทักษะการจัดการอารมณ์ความรู้สึกที่เกิดขึ้นจึงจำเป็นอย่างยิ่ง

ทั้งนี้ เราสามารถเลือกที่จะระบายกับคนอื่นได้ โดยให้เลือกพูดคุยกับคนที่อยู่ในตำแหน่งเดียวกันหรือสูงกว่า เนื่องจากคนเหล่านั้นมักจะเคยประสบปัญหาที่คล้ายคลึงกันและอาจสามารถแนะนำเราได้  แต่ไม่ควรบ่นกับทีมที่ต้องรับงานจากเราเนื่องจากอาจทำให้เสียกำลังใจได้

Practice : โปรเจกต์ที่ทำก็เหมือนกับการดำเนินชีวิต ย่อมต้องมีวันที่ดีและวันที่ไม่ค่อยดีนัก ให้ลองถอยออกมาสักก้าวแล้วจะมองเห็นว่าความเครียดที่เกิดขึ้นเป็นเพียงส่วนเล็กเมื่อเทียบกับทั้งหมด

5. Adaptability, Flexibility, and Resilience รู้จักปรับตัว สู้ไม่ถอย

ทักษะข้อสุดท้ายที่ PM (และทุกคน) ควรมี คือการรู้จักปรับตัวและไม่ยอมแพ้ เนื่องจากธรรมชาติของโปรเจกต์มักจะไม่เป็นไปถามแผนการ 100% อยู่แล้ว ดังนั้น เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ผู้บริหารขอเปลี่ยน priority ของงาน โดนลดงบ หรือทีมติดโควิด   PM ต้องมีสติในการปรับตัว ปรับแผนการเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า และอ้าแขนรับความท้าทายที่เกิดขึ้นด้วย mindset ที่ดี

Practice : เมื่อโปรเจกต์ไม่เป็นไปตามแผน ให้คิดว่านี่คือโอกาสที่ดีในการเรียนรู้สิ่งใหม่ และเพิ่มพูนประสบการณ์ของเรา

หวังว่า 5 ทักษะ(ไม่)ลับที่ PM ควรมีติดตัวที่รวบรวมมาฝากวันนี้ ทั้งการรู้จักตัวเอง รู้จักปฏิเสธให้เป็น รู้จักจัดการความขัดแย้ง รู้จักจัดการอารมณ์ และรู้จักปรับตัว สู้ไม่ถอย จะมีประโยชน์กับผู้อ่านไม่มากก็น้อย

เรามาฝึกฝนทักษะเหล่านี้และนำไปใช้ในชีวิตประจำวันกันนะคะ

แหล่งอ้างอิง

• Invisible PM Skills (And How To Hone Them)

• 5 “Invisible” Skills of Great Project Managers

• 8 ทักษะ Project Management ที่เป็นที่ต้องการของตลาด

• 7 ทักษะพื้นฐานสุดๆ สำหรับ PROJECT MANAGER ป้ายแดง