ลดปัญหาหนี้ค้างจ่ายด้วยระบบ E-Invoice และแจ้งเตือนอัตโนมัติ

ทำไม SME ต้องใช้ระบบ E-Invoice และชำระเงินออนไลน์?

ในธุรกิจ SME กระแสเงินสด (Cash Flow) เป็นสิ่งสำคัญ หากลูกค้าจ่ายเงินช้า หรือกระบวนการวางบิลยุ่งยาก อาจส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องของธุรกิจ

ปัญหาที่ SME มักเจอเกี่ยวกับการออกบิลและรับชำระเงิน ได้แก่

• การออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีใช้เวลานาน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องออกบิลให้ลูกค้าประจำ

• ลูกค้าจ่ายเงินล่าช้า เพราะต้องรอเอกสารแบบกระดาษหรือไม่มีระบบแจ้งเตือน

• กระบวนการติดตามหนี้ยุ่งยาก ต้องโทรตามหรือส่งอีเมลด้วยตัวเอง

• การชำระเงินไม่มีช่องทางที่สะดวก ทำให้ลูกค้าต้องโอนเงินผ่านธนาคารและส่งสลิปเอง

ระบบ E-Invoice และชำระเงินออนไลน์ เป็นทางออกที่ช่วยให้ SME ลดเวลาการวางบิล ติดตามหนี้ง่ายขึ้น และเพิ่มความสะดวกให้ลูกค้าในการชำระเงิน

E-Invoice และระบบชำระเงินออนไลน์ทำงานอย่างไร?

E-Invoice คือ ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล หรือให้ลูกค้าดาวน์โหลดผ่านลิงก์โดยตรง พร้อมกับ ช่องทางชำระเงินออนไลน์ เช่น QR Code, PromptPay, บัตรเครดิต และ Mobile Banking

ฟีเจอร์หลักของระบบ E-Invoice และชำระเงินออนไลน์

- ออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีอัตโนมัติ ลดงานเอกสารและข้อผิดพลาด
- ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือ SMS ได้ทันที
- ติดตามสถานะการชำระเงิน และแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อลูกค้าค้างจ่าย
- รองรับการชำระเงินผ่าน QR Code, บัตรเครดิต และ e-Wallet
- ซิงค์ข้อมูลกับระบบบัญชี เพื่อลดความซับซ้อนในการทำบัญชีและภาษี

กรณีศึกษา: ร้านขายส่งอุปกรณ์ไอทีใช้ FlowAccount ออกใบกำกับภาษีออนไลน์

ปัญหาก่อนใช้ E-Invoice และระบบชำระเงินออนไลน์

ร้านขายส่งอุปกรณ์ไอที TechSupply จำหน่ายสินค้าทั้งแบบ B2B และ B2C โดยมีลูกค้าหลักเป็นบริษัทและร้านค้าย่อย เจ้าของร้านพบปัญหาหลายอย่าง เช่น

• ต้องออกบิลแบบกระดาษและส่งทางไปรษณีย์ ทำให้กระบวนการวางบิลช้า

• ติดตามการชำระเงินยาก เพราะลูกค้าหลายรายไม่ได้แจ้งยอดโอน

• บางครั้งลูกค้าทำเอกสารหาย ต้องออกบิลซ้ำและใช้เวลาตรวจสอบ

• มีเงินค้างจ่ายสูง เนื่องจากไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ

การเปลี่ยนมาใช้ FlowAccount และผลลัพธ์ที่ได้

TechSupply ตัดสินใจใช้ FlowAccount เพื่อออกใบกำกับภาษีออนไลน์และเชื่อมต่อระบบชำระเงินอัตโนมัติ

การตั้งค่าระบบ

1. ออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีผ่าน FlowAccount แล้วส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล

2. แนบ QR Code และลิงก์ชำระเงินในใบแจ้งหนี้ ลูกค้าสามารถจ่ายผ่าน PromptPay ได้ทันที

3. ติดตามสถานะการชำระเงินอัตโนมัติ ระบบแจ้งเตือนเมื่อลูกค้ายังไม่ชำระเงิน

4. ซิงค์ข้อมูลกับระบบบัญชี ทำให้รายงานกระแสเงินสดแม่นยำขึ้น

ผลลัพธ์ที่ได้หลังจากใช้ FlowAccount

• ลดเวลาวางบิลจาก 3 วัน เหลือเพียง 5 นาที

• อัตราการชำระเงินตรงเวลาเพิ่มขึ้น 50% เพราะลูกค้าสามารถจ่ายผ่าน QR Code ได้ทันที

• ลดปัญหาหนี้ค้างจ่ายลง 40% เพราะระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• ลดต้นทุนกระดาษและเอกสาร ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และส่งเอกสาร

ข้อดีของระบบ E-Invoice และชำระเงินออนไลน์สำหรับ SME

1. ลดเวลาการออกบิลและติดตามการชำระเงิน

• ระบบช่วยให้ ออกบิลและส่งให้ลูกค้าได้อัตโนมัติ

• ไม่ต้องรอให้ลูกค้าแจ้งโอน ลดปัญหาการตรวจสอบเอกสาร

2. เพิ่มความสะดวกให้ลูกค้าในการชำระเงิน

• รองรับการชำระเงินหลายช่องทาง QR Code, บัตรเครดิต, Internet Banking

• ลูกค้าจ่ายเงินได้เร็วขึ้น ลดโอกาสเกิดหนี้ค้างจ่าย

3. ซิงค์ข้อมูลบัญชี ลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี

• ระบบสามารถ อัปเดตสถานะการชำระเงินและออกใบเสร็จอัตโนมัติ

• ลดเวลาการทำบัญชี และช่วยให้การยื่นภาษีง่ายขึ้น

4. ป้องกันปัญหาหนี้ค้างจ่าย

• ระบบสามารถ แจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติ เมื่อถึงกำหนดชำระ

• ลดภาระของเจ้าของธุรกิจในการติดตามลูกค้า

SME ควรใช้ระบบ E-Invoice หรือไม่?

- เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีให้ลูกค้าประจำ เช่น ธุรกิจขายส่ง ร้านค้าออนไลน์ บริษัทที่มีลูกค้าองค์กร

- ช่วยให้กระแสเงินสดคล่องตัวขึ้น ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้น ไม่ต้องติดตามเอง
-  ลดภาระงานเอกสารของฝ่ายบัญชี ทำให้การทำบัญชีและภาษีเป็นระบบมากขึ้น
- อาจไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่รับชำระเงินทันที เช่น ร้านค้าปลีกหรือธุรกิจที่ขายสินค้าชิ้นเล็ก

หาก SME ต้องการ ลดเวลาวางบิล ลดต้นทุนด้านเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามการชำระเงิน ระบบ E-Invoice และชำระเงินออนไลน์ เป็นโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น