ใช้ AI ทำงานฝ่ายบุคคล: เขียนประกาศงานและแผนอบรม

ฝ่ายบุคคลใช้ AI ช่วยเขียนประกาศรับสมัครงานและร่างแผนอบรมพนักงานได้ โดยให้ข้อมูลตำแหน่ง หน้าที่ ทักษะที่ต้องการ และเป้าหมายของการอบรม แล้วให้ AI ร่างเนื้อหาตามโครงที่กำหนด งานที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงจึงเหลือเพียงการตรวจและปรับแก้ ส่วนการกำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นจริง การตรวจความเป็นธรรมของถ้อยคำ และการตัดสินใจเรื่องงบอบรมยังเป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลและหัวหน้างาน

บทความนี้อธิบายวิธีใช้ AI เขียนประกาศงาน วิธีร่างแผนอบรม ตัวอย่างการใช้งาน และข้อควรระวังเรื่องข้อมูลพนักงาน

ใช้ AI เขียนประกาศรับสมัครงาน

วิธีที่ได้ผลคือเขียน prompt (คำสั่งที่พิมพ์ให้ AI ทำงาน) ที่ระบุชื่อตำแหน่ง ฝ่ายที่สังกัด งานหลักสามถึงห้าข้อ ทักษะที่ต้องมีกับทักษะที่มีแล้วดี สวัสดิการ และช่องทางสมัคร แล้วกำหนดความยาวตามช่องทางที่จะลงประกาศ เพราะเว็บหางานกับ LinkedIn ใช้รูปแบบต่างกัน

หลังได้ร่าง ฝ่ายบุคคลควรตรวจว่า AI ไม่ได้เพิ่มคุณสมบัติที่ไม่จำเป็น เช่น จำนวนปีประสบการณ์ที่สูงเกินงานจริง และไม่มีถ้อยคำที่กีดกันผู้สมัครด้วยเพศ อายุ หรือลักษณะส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน แล้วให้หัวหน้างานยืนยันก่อนเผยแพร่

ใช้ AI ร่างแผนอบรมพนักงาน

• ระบุช่องว่างทักษะ: ใส่ผลประเมินงานแบบไม่ระบุชื่อ หรือรายการทักษะที่หัวหน้าต้องการ แล้วให้ AI จัดกลุ่มหัวข้อที่ต้องอบรม

• กำหนดเป้าหมายการเรียนรู้: ให้ AI เขียนว่าหลังอบรมพนักงานต้องทำอะไรได้ เป็นข้อที่วัดผลได้

• ร่างตารางและรูปแบบ: ให้ AI เสนอลำดับหัวข้อ ระยะเวลา และสัดส่วนระหว่างการบรรยายกับการฝึกปฏิบัติ

• เตรียมแบบวัดผล: ให้ AI ร่างแบบทดสอบก่อนและหลังอบรม และแบบประเมินความพึงพอใจ

ข้อมูลผู้สมัครและผลประเมินพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) ก่อนใส่ข้อมูลลงเครื่องมือ AI ควรลบชื่อและข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลออก และใช้เฉพาะเครื่องมือที่บริษัทอนุมัติ

ตัวอย่างการใช้งานจริง

บริษัทซอฟต์แวร์ขนาดกลางที่เปิดรับหลายตำแหน่งพร้อมกัน เดิมประกาศแต่ละตำแหน่งเขียนต่างรูปแบบกัน เมื่อใช้ prompt แบบเดียวกันทุกตำแหน่ง ประกาศมีโครงสร้างเหมือนกัน และหัวหน้างานตรวจได้เร็วขึ้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ใช้ AI เขียนประกาศรับสมัครงานได้ไหม

ได้ โดยให้ข้อมูลตำแหน่ง งานหลัก และคุณสมบัติให้ครบ แล้วให้ฝ่ายบุคคลและหัวหน้างานตรวจร่างก่อนเผยแพร่

AI ช่วยออกแบบแผนอบรมได้ละเอียดแค่ไหน

AI ร่างหัวข้อ เป้าหมาย ตาราง และแบบวัดผลได้ แต่ฝ่ายบุคคลต้องปรับให้ตรงกับงบประมาณ เวลา และปัญหาจริงของหน่วยงาน

ต้องอบรมฝ่ายบุคคลก่อนใช้ AI หรือไม่

ควรอบรม เพื่อให้ทีมเขียน prompt ได้ตรงงาน และรู้วิธีตรวจร่างก่อนนำไปใช้

สรุป

AI ช่วยฝ่ายบุคคลร่างประกาศงานและแผนอบรมได้เร็วขึ้น โดยฝ่ายบุคคลยังต้องตรวจคุณสมบัติ ถ้อยคำ และการใช้ข้อมูลพนักงาน

สำหรับผู้บริหาร ควรให้ฝ่ายบุคคลทำ prompt มาตรฐานสำหรับประกาศงานหนึ่งชุด แล้วทดลองใช้กับตำแหน่งที่เปิดรับครั้งถัดไป ดูรายละเอียด AI Workshop ของ Senna Labs เพื่อให้ทีมฝ่ายบุคคลฝึกใช้ AI กับงานจริงของตัวเอง