เปรียบเทียบซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปกับระบบบัญชีที่พัฒนาเอง

การจัดการบัญชีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะ SME ที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่าย ลดข้อผิดพลาด และปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง หลายธุรกิจเลือกใช้ ซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูป ที่สามารถเริ่มใช้งานได้ทันที แต่บางองค์กรที่มีความต้องการเฉพาะตัวอาจเลือก พัฒนาซอฟต์แวร์บัญชีของตัวเอง

บทความนี้จะเปรียบเทียบข้อดีของซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปและเหตุผลที่บางธุรกิจเลือกพัฒนาเอง พร้อมกรณีศึกษาของบริษัทให้บริการบัญชีที่เริ่มต้นด้วย Xero แต่ภายหลังเลือกพัฒนาระบบบัญชีภายในของตนเอง

ข้อดีของซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูป

ซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปคือระบบที่พัฒนาโดยบริษัทซอฟต์แวร์และสามารถนำมาใช้ได้ทันที มักมาพร้อมฟีเจอร์สำคัญ เช่น การออกใบกำกับภาษี การบันทึกบัญชี กระแสเงินสด และการคำนวณภาษีอัตโนมัติ

ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูป

1 ใช้งานง่ายและติดตั้งได้ทันที

• ไม่ต้องเสียเวลาพัฒนา สามารถเริ่มใช้งานได้ภายในไม่กี่วัน

• มีคู่มือและบริการสนับสนุนช่วยให้ใช้งานได้ง่าย

2 ค่าใช้จ่ายต่ำกว่าการพัฒนาเอง

• ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมักมีแพ็กเกจราคาหลากหลาย ตั้งแต่ฟรีไปจนถึงเวอร์ชันพรีเมียม

• ไม่ต้องลงทุนพัฒนาระบบใหม่ ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา

3 รองรับมาตรฐานบัญชีและภาษี

• หลายระบบรองรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• อัปเดตอัตโนมัติเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายบัญชีล่าสุด

4 รองรับการเชื่อมต่อกับระบบอื่น

• สามารถเชื่อมต่อกับ ระบบ ERP, ระบบ CRM หรือแพลตฟอร์ม E-Commerce ได้ง่าย

• บางระบบมี API ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นได้

เหตุผลที่บางธุรกิจเลือกพัฒนาซอฟต์แวร์บัญชีเอง

แม้ว่าซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปจะมีข้อดีหลายประการ แต่ธุรกิจบางประเภทอาจพบว่า ซอฟต์แวร์เหล่านี้ไม่ตอบโจทย์การทำงานทั้งหมด และเลือกพัฒนาระบบของตัวเอง

1 มีความต้องการเฉพาะตัว

• ธุรกิจบางแห่งมีโครงสร้างบัญชีซับซ้อนกว่าปกติ

• ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปอาจไม่รองรับกระบวนการเฉพาะของบริษัท

2 ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล

• บางองค์กรต้องการให้ข้อมูลบัญชีอยู่ภายในบริษัทเท่านั้น

• ลดความเสี่ยงในการพึ่งพาผู้ให้บริการภายนอก

3 ลดต้นทุนระยะยาว

• ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปอาจมีค่าธรรมเนียมรายปีที่สูง หากธุรกิจมีการใช้งานขนาดใหญ่

• การพัฒนาเองอาจคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

4 ความสามารถในการขยายระบบ

• ระบบบัญชีที่พัฒนาเองสามารถเพิ่มฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้ตามความต้องการ

• รองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายในอื่น ๆ ได้อย่างอิสระ

กรณีศึกษา: บริษัทให้บริการบัญชีที่เลือกใช้ Xero ในช่วงแรก และเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีภายใน

ปัญหาก่อนการเปลี่ยนแปลง

บริษัทให้บริการบัญชีขนาดกลางแห่งหนึ่งเริ่มต้นด้วย Xero ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปยอดนิยม โดยสามารถช่วยในเรื่อง

• การบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่าย

• การคำนวณภาษีอัตโนมัติ

• การออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จ

แต่เมื่อบริษัทขยายธุรกิจและต้องบริหารบัญชีของลูกค้าหลายราย พบว่า Xero มีข้อจำกัดบางอย่าง

• ระบบไม่สามารถ รองรับกระบวนการทางบัญชีเฉพาะของลูกค้าแต่ละรายได้อย่างยืดหยุ่น

• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากต้องซื้อแพ็กเกจเสริม

• การเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ภายในบางระบบมีข้อจำกัด

การปรับเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่พัฒนาเอง

• บริษัทพัฒนาระบบบัญชีของตัวเองที่ รองรับโครงสร้างบัญชีที่หลากหลาย

• เชื่อมต่อกับระบบ ERP และระบบบริหารจัดการภาษีภายในของลูกค้า

• ลดค่าใช้จ่ายจาก Subscription รายเดือนของ Xero

ผลลัพธ์ที่ได้

• ระบบบัญชีสามารถ รองรับกระบวนการทำงานเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย

• ลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว และไม่ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการภายนอก

• ระบบสามารถขยายและเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ได้ตามต้องการ

SME ควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปหรือพัฒนาเอง

สรุป: SME ควรเลือกแบบไหน

• ถ้าธุรกิจต้องการระบบที่พร้อมใช้งานเร็วและมีต้นทุนต่ำ → ซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูป เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด

• ถ้าธุรกิจมีความต้องการเฉพาะตัว และต้องการควบคุมข้อมูลเอง → การพัฒนาเองอาจคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

ถ้าธุรกิจเริ่มต้นด้วยซอฟต์แวร์สำเร็จรูป แต่พบข้อจำกัดในอนาคต → อาจพิจารณาพัฒนาโมดูลเพิ่มเติม หรือเปลี่ยนไปใช้ระบบที่พัฒนาเอง